Toen ik voor de zomervakantie blogde over Teams Webinar, had ik deze tool alleen nog maar in het Synlogic Lab gebruikt. Eind oktober organiseerde ik samen met mijn collega’s het Cybersecurity Event 2022 What the Hack?! Hiervoor gebruikten we o.a. Teams Webinar. Inmiddels kan ik dus zeggen dat ik deze ook in de praktijk heb gebracht! Deze week geven wij je een samenvatting van dit event (je kan hem ook hieronder bekijken). Een mooi moment om met jullie terug te blikken op mijn ervaringen met Teams Webinar.
Ervaringen
Laat ik beginnen met het feit dat ik groot fan ben van face-to-face communicatie en dat ik veel liever een event bij ons op het kantoor had georganiseerd. Helaas zat deze optie er dit jaar niet in en gingen we voor de second best: Teams Webinar. Omdat wij ook heel graag een offline connectie wilden maken met onze relaties, hebben wij ervoor gekozen om hen thuis te voorzien van een luxe ontbijt. Via Teams Webinar had ik een registratieformulier aangemaakt, waar de deelnemers alle NAW-gegevens achter konden laten. Het proces hierin verliep grotendeels soepel. Wel hebben wij geleerd om een dag voor het event de registratielink van het event nogmaals te versturen naar de deelnemers. Wij kregen nu van circa 20% van de deelnemers een telefoontje dat het inloggen niet lukte (het opnieuw versturen van de link deed wonderen ?).
Voordelen
Naast het registratieproces vond ik ook de communicatie achteraf heel prettig via Teams Webinar. Zo kregen we onder meer reviews via de chat. Bovendien kon ik heel gemakkelijk zien wie er aanwezig was tijdens het event. We hebben via ons gebruikelijke e-mailprogramma alle deelnemers een samenvatting en de PowerPoint toegestuurd.
Nadelen
Voor een online event heb je net even wat meer voorbereidingstijd nodig. Je wilt dat beeld en geluid perfect zijn. Wij kozen ervoor om de avond voor het event de puntjes met elkaar op de i te zetten en dit goed testen. Daar hoort natuurlijk pizza bij ?
Wij hebben ervoor gekozen om ons Teams-account Synlogic Studio te koppelen als hoofdpresentator voor alle 4 de presentators. Hiermee wilden wij voorkomen dat je steeds van het ene account naar het andere account wisselt. In ons geval kon dat ook: alle presentatoren waren in onze studio aanwezig. Is dat niet het geval? Dan zul je wel voor een andere optie moeten kiezen.
Tools
Wil jij een soortgelijk event organiseren? Vanuit de Synlogic Studio hebben wij meerdere tools gebruikt om alles te monteren en presenteren en die heb ik voor je op en rijtje gezet. Waarom het wiel opnieuw uitzoeken, als wij dat al gedaan hebben?
– Microsoft 365 tools: TeamsWebinar, PowerPoint
– Photoshop
– Azure (voor het opbouwen van test-scenario doormiddel van een Linux-machine)
– Sony Vegas
– OBS
– After Effects
– VoiceMeeter
Daarnaast gebruikten wij op de achtergrond een greenscreen voor leuke effecten.
Over de auteur
Roos op ’t Holt – Maakt cloudoplossingen begrijpelijk
‘Simplify Cloud Innovation’: Dagelijks de kracht van eenvoud innovatief toe te passen, zodat iedereen bij Synlogic met gemak kan werken aan jouw succes!
