Simplify Cloud Innovation

Automatisch out of office instellen

Quick Tips
Data in de cloud veilig balk
Automatisch out of office instellen

De lifehack voor parttimers: nooit meer handmatig jouw out of office instellen!

Automatisch een out of office instellen.. dat moet niet zo moeilijk zijn toch? Omdat ik parttime werk en ik buiten deze dagen om best veel mail krijg, wil ik heel graag een out of office instellen op maandag, woensdag en vrijdag. Alleen vergeet ik altijd dat ‘ding’ uit- en aan te zetten.

“In de wereld waar alles automatisch kan, moet dat toch niet zo moeilijk zijn? Je out of office automatisch instellen...”

Een collega geeft mij de tip: dan stel je toch een herinnering in om deze in en uit te schakelen? (écht zo’n fulltimer die hier nooit mee te maken heeft gehad😆). Nu word ik echt enthousiast, wij zijn uitgroepen tot het land met de meeste parttimers van Europa en toch is hiervoor geen oplossing?! Precies om die reden ging ik voor jullie verder op onderzoek uit.

Veelgelezen oplossingen die geen oplossing zijn

Macro instellen

Tijdens mijn vooronderzoek lees ik dat het mogelijk is om het met een macro in te stellen. Dit idee wordt intern niet gedragen, aangezien eventuele updates handmatig moeten worden uitgevoerd. Dit is foutgevoelig en neemt veiligheidsrisico’s met zich mee. Niet doen dus!

Zet het in de handtekening

Twee collega’s gaan aan de slag en komen tot de conclusie dat het niet mogelijk is een out of office automatisch in te stellen. Ze komen wel met het alternatief om mijn werkdagen in mijn handtekening te plaatsen. Op zich een prima alternatief, maar ik kan het nog steeds niet uitstaan dat dit een onmogelijke opdracht is. Zoals jullie kunnen lezen in deze blog, geef ik tegenwoordig niet meer zo snel op. Waarom is dit zo ingewikkeld?!
Af en toe laat ik het onderwerp vallen bij een collega en afgelopen week was het raak. Eén van mijn collega’s was net zo verbaasd als ik “Oh dat kan toch niet niet mogelijk zijn?”. Hij zegt niks, draait zich om en duikt achter zijn computer. Blijkbaar ging hij op onderzoek uit, want binnen 4 minuten ontvang ik van hem de oplossing. Is het echt zo simpel? Ja, het is echt zo simpel.

Aan de slag: zelf automatisch je out of office instellen

De out of office automatisch instellen op jouw standaard vrije dagen doe je eenvoudig met onderstaand stappenplan in slechts 12 stappen.

Regel aanmaken

  1. Open Outlook
  2. Ga naar Bestand en vervolgens naar Regels en waarschuwingen
  3. Maak nu een nieuwe regel aan
  1. Je kiest voor regels toepassen op een bericht die ik ontvang en klikt op ‘volgende’.
Waarom dagen instellen? 

Voordat we overgaan naar het invullen van de dagen dat jij jouw out of office wil instellen, leggen we je graag even kort uit waarom we de specifieke tekst invullen. Als je jouw mail zou onderzoeken dan zie je in de eigenschappen van je mail altijd staan ‘Transport; Mon’ (bijvoorbeeld) met de datum en tijd.

  1. Je kiest voor een regel met specifieke tekst in het onderwerp.
  2. Je klikt onderaan op specifieke tekst.
  1. Wij kiezen in dit geval voor Transport; Fri (voor het activeren van de regel op vrijdagen), klikken vervolgens op toevoegen en gaan zo alle dagen langs:
    • Transport; Mon
    • Transport; Wed
    • Transport; Fri

         Wil jij op een andere dag jouw out of office instellen? De overige dagen zijn: Sun, Tue, Thu, Sat.

Bericht instellen

  1. Kies volgende en selecteer: De server moet antwoorden met een specifiek bericht:. Je klikt dit aan en vult dit met jouw gewenste bericht. Een voorbeeld bericht kan zijn:

Beste relatie,

Op dit moment ben ik niet aanwezig, mijn werkdagen zijn dinsdag en donderdag.

Let op: jouw e-mail wordt in tussentijd niet gelezen of doorgestuurd!  Op dinsdag en donderdag zal ik jouw e-mail zo spoedig mogelijk beantwoorden. Kan jouw vraag niet wachten tot die tijd? Neem dan contact op met NAAM via NAAM@bedrijf.nl.

  1. Vul het onderwerp in (bijvoorbeeld ‘Niet aanwezig’). Laat het veld ‘Aan’ leeg. Vervolgens klik je op Opslaan en sluiten.
  2. Vervolgens kies je voor ‘volgende’. Er zijn in dit geval geen uitzonderingen, ik klik daarom nogmaals op volgende.
  3. Vul een naam in voor de regel: bijvoorbeeld Out office parttime.

Zorg dat ‘schakel de regels in’ is aangevinkt.

  1. Klik op voltooien en vervolgens op toepassen.

Enjoy your day off

Jouw out of office is ingesteld. Voor mij is het nu tijd om de proef op de som te nemen en te genieten van mijn vrije dag.

Ja hoor, de volgende dag krijg ik een berichtje van mijn collega: Het werkt hoor!!

Vragen?

Heb je nog vragen of heb je ergens hulp bij nodig? Mijn collega’s helpen je uiteraard graag op weg.

Over de auteur
Roos op ’t Holt – Maakt cloudoplossingen begrijpelijk

‘Simplify Cloud Innovation’: Dagelijks de kracht van eenvoud innovatief toe te passen, zodat iedereen bij Synlogic met gemak kan werken aan jouw succes!

Facebook
Twitter
LinkedIn
Stel ons jouw vraag

De Cloud uitgelicht!

Synlogic helpt jou graag met het samenstellen van jouw eigen reis door de digitale transformatie. Om je inzichten te geven delen we graag informatie die interessante voor je kan zijn.

Nieuws & Cloud Blogs
Synlogic info

vragen over jouw cloud uitdaging?

Onze cloud experts helpen je graag op weg met jouw cloud uitdaging.