Simplify Cloud Innovation

Help, mijn bestanden worden niet meer bijgewerkt

Quick Tips
Data in de cloud veilig balk
Help, mijn bestanden worden niet meer bijgewerkt

Terwijl ik deze blog schrijf, besef ik mij nogmaals dat je werkelijk alles kan met Teams. ‘Teams’ hoor ik je denken? De blog gaat toch over OneDrive/SharePoint? Precies mijn punt. Ook deze blog resulteert in de ongelimiteerde mogelijkheden van Teams of misschien beter gezegd Microsoft 365.

Is dat ‘alles kunnen’ een voordeel of juist een nadeel? Want, wat als dat ‘alles’ niet meer werkt? We zeiden vroeger niet voor niks: alles kunnen, is niks kunnen. Werkt dat bij software ook zo? En wat moet ik doen als mijn bestanden niet meer worden bijgewerkt in OneDrive of SharePoint? En gebeurt dat überhaupt nog wel, of is dat iets van vroeger? Genoeg vragen voor mijn collega Ruben Koster dus!

Ruben Koster

SharePoint specialist aan het woord

Ruben, welkom en leuk dat jij een keer aanschuift. Jij bent onze SharePoint specialist heb ik inmiddels ervaren? Ik werk als Technisch Customer Innovation manager bij Synlogic en heb mij inderdaad onder meer gespecialiseerd in SharePoint en OneDrive.

Ja, wij hebben samen ook al een super tof project gedraaid bij Synlogic: Synlogic Crew. De realisatie en strategie van de intranetpagina in SharePoint hebben wij samen opgepakt. Ik kon vervolgens heel eenvoudig zelf dit intranet kon ‘bouwen’.
Precies. Bouwen is al een groot woord. Wanneer ik alles heb klaargezet is het voor de marketeer een kwestie van KLIK KLIK KLAAR!

Daar sluit ik mij inderdaad bij aan. Ik kon heel makkelijk het hele design omzetten naar onze huisstijl en plaats met gemak dagelijkse updates. Ook maakte ik eenvoudig een bibliotheek aan met belangrijke documenten. Gesproken over documenten, hoe werkt dat eigenlijk documenten bewaren in OneDrive, SharePoint en Teams? Soms zie ik het verschil niet meer. Kan jij dat toelichten? Laat ik beginnen met uit te leggen wat het precies is:

Wat is OneDrive?

OneDrive is het persoonlijke stuk van jouw opslag in de cloud. Dit kan zowel zakelijk als privé. Alleen de gebruiker kan bij de bestanden die in OneDrive staan. Deze bestanden kan je vanaf elk device inzien, oftewel vanaf je mobiel, de webversie of je computer.

Wat is SharePoint Opslag?

SharePoint is echt heel veelzijdig, maar vandaag ga ik alleen in op het stuk: SharePoint Cloud Opslag. Dit is eigenlijk hetzelfde als OneDrive, maar dan voor het bedrijf als geheel, oftewel Company Data. Vergelijk het met de situatie waarbij de server nog op locatie staat. In die situatie heeft een gebruiker een eigen schijf, laten we zeggen de H-schijf, die gebruikt wordt als persoonlijke opslag (dit is te vergelijken met OneDrive in de cloud). Daarnaast heb je één of meerdere company schijven waar de bedrijfsdata wordt opgeslagen. Voor elk deel van de schijf kan je gebruikers al dan toegang geven (bijvoorbeeld afdelingen of vestigingen). Dit gedeelte staat in de cloud in SharePoint. SharePoint is echter zoveel meer, maar ik denk dat 99% van de bedrijven alleen het opslag gedeelte gebruiken. Oh, dat herken ik wel! Want zelfs wij hebben ook pas recent de intranetpagina live gezet. 

Sharepoint is een onderdeel van het Microsoft 365 abonnement, al deze functies zijn daarom beschikbaar. Je hebt geen extra kosten, je moet alleen even weten hoe het moet. En het klaarzetten van een dergelijke pagina kost ons natuurlijk wel even tijd. Daarna kan je altijd zelf aan de slag.

Wat is Teams Opslag?

Teams is hierin eigenlijk niet meer dan een schil. Het linkt je direct door naar SharePoint of OneDrive. Dat merk je alleen niet en daardoor is het zo verrekte handig. Je hebt het gevoel dat je alleen maar in Teams aan het werkt bent: dat scheelt zo weer een aantal klikken. Wat ik het grootse voordeel vind van deze opties is dat alle bestanden altijd live opgeslagen worden. Je hoeft niet bang te zijn dat je iets kwijtraakt als je vergeet op te slaan. Daarnaast kan je bestanden delen en tegelijk met elkaar aan hetzelfde bestand werken zonder een kopie te delen. Eerder deelde je een kopie in de bijlage van je mail. Hierdoor ontstonden er meerdere versies en was je niet meer in control over waar welk document stond. Die tijd is nu voorbij! Ik vind het echt ideaal. Dat is het zeker! Door de livekoppelingen in Office, de verkenner, het web of mobiel werkt dit ideaal. Dat laatste vond ik ook ideaal. Na de synchronisatie met Teams of SharePoint staat het document zo in je verkenner. Juist. Klik, klik en klaar! Als je vanuit het web, office of mobiel werkt, werk je live in de Cloud en is de kans dat bijv. tekst verloren raakt bij een stroomuitval of dat een document niet opgeslagen wordt niet meer aanwezig. De verkenner geeft nog wel eens synchronisatie storingen. Vroeger had dit meer problemen (destijds bekend als Groove). Tegenwoordig hebben we gelukkig OneDrive Files On Demand. Hierin zijn aanzienlijk minder storingen, deze techniek wordt alleen maar beter en beter. Het voordeel hiervan is dat het geen documenten meer hoeft te downloaden, het maakt simpelweg een verwijzing naar een document in de cloud opslag. Maar dan kan ik offline dus niet bij mijn documenten? Dat kan wel, maar dan moet je wel even voorbereidend werk doen. Ook dit is ‘klik, klik en klaar’. Je maakt met één klik een document of map offline beschikbaar (rechtermuisknop op het document en ‘offline beschikbaar maken’). Dit is wel direct het punt, waardoor er nog wel eens synchronisatie problemen ontstaan. Stel jouw collega werkt ook in dit document en jij komt weer online. SharePoint gaat het document dan bijwerken, maar SharePoint weet dan niet meer welke versie de juiste is. Dan geeft hij een foutmelding. We raden dan ook aan om het ‘het offline beschikbaar maken’ alleen te gebruiken als het niet anders kan (bijvoorbeeld in een vliegtuig).

Hoe zie ik dan of dit document ook offline beschikbaar is?

Je hebt verschillende symbolen achter de documenten staan:

  • Wolkje betekent ‘staat in de cloud’
  • Wit rondje met groen randje ‘ is gecacht op jouw pc’
    Wanneer je harde schijf volloopt, wordt deze automatisch vanaf je pc verwijderd. Het blijft wel beschikbaar in de cloud
  • Groen rondje  ‘is offline beschikbaar’

 

Hoe kun je checken of alles goed gaat?

Rechts onder in je scherm staat, als alles goed gaat, een blauw wolkje.

Wanneer er zaken niet in orde zijn, is dit wolkje blauw met een rood icoontje.

Er kan bijvoorbeeld een conflict met een bestand zijn of het document is niet geschikt voor OneDrive.
Dat laatste komt niet snel voor hoor, je bestand moet groter zijn dan (250G) of er staan verboden tekens in de bestandsnaam. Wanneer je op het wolkje klikt, krijg je direct de reden van het probleem te zien. Ook krijg je direct te zien wat je moet doen.

Mocht je de stappen van de foutmelding doorlopen hebben en SharePoint is helemaal in de war (komt bijna niet meer voor). Kun je heel simpel de synchronisatie opnieuw doen. ‘Klik klik klaar.’

Wanneer moet ik support wel bellen?

In de meeste gevallen kan je dit zelf oplossen, maar bij twijfel mag je ons altijd bellen! Geen probleem.

De tip van Ruben

Wist je dat je vanuit Teams ook direct een koppeling kan maken naar je verkenner? Die bestanden die in Teams staan zijn namelijk de bestanden vanuit SharePoint. Zoals al gezegd is de opslag binnen Teams slechts een schil. Door deze koppeling krijg je in je verkenner één overzicht van al je verschillende groepen binnen Sharepoint/Teams. Dit doe je eenvoudig hier:

Vragen?

Heb je nog vragen of heb je ergens hulp bij nodig? Mijn collega’s helpen je uiteraard graag op weg.

Over de auteur
Roos op ’t Holt – Maakt cloudoplossingen begrijpelijk

‘Simplify Cloud Innovation’: Dagelijks de kracht van eenvoud innovatief toe te passen, zodat iedereen bij Synlogic met gemak kan werken aan jouw succes!

Facebook
Twitter
LinkedIn
Stel ons jouw vraag

De Cloud uitgelicht!

Synlogic helpt jou graag met het samenstellen van jouw eigen reis door de digitale transformatie. Om je inzichten te geven delen we graag informatie die interessante voor je kan zijn.

Nieuws & Cloud Blogs
Synlogic info

vragen over jouw cloud uitdaging?

Onze cloud experts helpen je graag op weg met jouw cloud uitdaging.