Simplify Cloud Innovation

Making the cloud work for you

Organisaties worden succesvoller door de inzet van de public cloud. Je hoeft alleen de vele mogelijkheden maar te omarmen
Data in de cloud veilig balk

E-mailhandtekening in de cloud

Anita Online Marketeer

De e-mailhandtekening… naast het uittesten van de koffieautomaat, een van die dingen die je standaard in je eerste dagen bij een nieuwe werkgever aanpakt. Even de handtekening van een collega kopiëren, toevoegen aan je Outlook en je voldoet weer aan de standaarden van het bedrijf. Totdat je erachter komt dat de collega van de ene afdeling een net iets andere handtekening had dan een collega van een andere afdeling. Oeps! Niet heel consistent, maar heel eerlijk vond ik het ook wel leuk om er mijn eigen draai aan te geven en dat was ook altijd mogelijk! Totdat ik bij Synlogic aan het werk ging en zag hoe anders het ook kan… 

Ik dacht nog: wat vreemd dat ik geen handtekening in kan stellen.. niet veel later volgt dat moment dat je erachter komt dat je best wel dom bent geweest… 😅

Oeps, ik verstuurde mails met 2 handtekeningen

Inmiddels zijn we ruim 2 maanden verder, maar het is als de dag van gisteren: het moment waarop ik dacht mijn handtekening in te stellen. Voortvarend ging ik aan de slag en kopieerde ik de handtekening van mijn collega Roos en ging, zoals ik dat gewend was, naar de instellingen voor het instellen van een handtekening. Ik kan wel zeggen dat ik redelijk ervaren en handig ben met computers, maar dit had ik nog niet eerder gezien: ik kon geen handtekening instellen! Heel vreemd, maar er ging geen lichtje bij mij branden.. nog niet althans. Ik vond het niet zo tof om mailtjes te versturen zonder handtekening dus braaf plakte ik bij mijn eerste mailtjes de handtekening van Roos (en paste die aan met mijn eigen gegevens)… En toen kwam ze naar mij toe:

Uhm, wat ben jij aan het doen dan hahaha? 2 handtekeningen is wel een beetje veel van het goede hoor!

Cloud handtekening

Ik was mij nog volop aan het inlezen, dus ik had de blog van Roos over het visitekaartje in de cloud nog niet gelezen. Nadat ze mij hierop had gewezen, heb ik direct de blog doorgelezen en snapte nu hoe het werkte. Uiteraard, control freak als ik ben, controleerde ik de eerste mails die ik verstuurde consequent of die handtekening er wel onder kwam.. En ja hoor, het duurt even voor dat dit zichtbaar wordt in je verzonden items, maar de handtekening deed het echt hoor: de cloud handtekening, een handtekening die je centraal (in de cloud) voor je hele organisatie instelt. Oh en om je gerust te stellen, de ontvanger ziet de cloud handtekening direct. Verdraaid handig!

mail zonder handtekening
mail cloud handtekening

Voordelen en tips cloud handtekening

Zoals je uit het voorgaande misschien wel hebt begrepen, is het instellen van een cloud handtekening voor je gehele organisatie erg handig. Het zorgt niet alleen voor eenduidige communicatie, maar het vereenvoudigt de interne processen ook enorm. Nieuwe medewerkers hoeven niet meer zelf de handtekening in te stellen. Ook bestaande collega’s hoef je niet meer achter de broek aan te zitten om de handtekening aan te passen aan eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld de huisstijl.

Als marketeer scheelt dat enorm veel tijd en kan je je focussen op datgene wat jij belangrijk vindt: het uitdragen van de boodschap die je wilt overbrengen. Je kan daarbij zelf bepalen wat er allemaal in de handtekening wordt opgenomen. Denk bijvoorbeeld eens aan het onder de aandacht brengen van de volgende zaken:

  • je social kanalen: meer zichtbaarheid, bereik en wellicht nieuwe volgers genereren;
  • je website (denk daarbij ook aan UTM-tagging, zodat je de effecten kan meten!)
  • nieuwe producten, diensten of wellicht e-books en whitepapers
  • bereikbaarheid zodat mensen precies weten waar, hoe en wanneer ze jou het beste kunnen bereiken

Bovendien zorgt het ervoor dat functienamen altijd correct gecommuniceerd worden. Heb jij nog toffe ideeën die je met deze functionaliteit zou willen doen? Laat het ons hieronder dan weten en wie weet vind je ze terug in onze handtekening of één van onze volgende blogs 😉

Houd je handtekening actueel

Tot slot is het uiteraard wel belangrijk dat je met enige regelmaat je handtekening tegen het licht houdt. Zo zorg je ervoor dat je altijd actueel en relevante informatie communiceert en voorkom je dat je bijvoorbeeld nog in maart ‘Fijne feestdagen!’ in een handtekening tegenkomt. Start het jaar daarom goed en controleer jouw handtekening. Heb je nog vragen of heb je ergens hulp bij nodig? Mijn collega’s helpen je uiteraard graag op weg.

Anita Mooij | Online Marketeer

Over de auteur
Anita Mooij – Cloud vertaalmachine

Als marketeer vertaal ik de cloud techniek naar begrijpelijke taal, zodat jij weet wat je van ons mag verwachten.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Stel ons jouw vraag

De Cloud uitgelicht!

Synlogic helpt jou graag met het samenstellen van jouw eigen reis door de digitale transformatie. Om je inzichten te geven delen we graag informatie die interessante voor je kan zijn.

Nieuws & Cloud Blogs
Synlogic info

vragen over jouw cloud uitdaging?

Onze cloud experts helpen je graag op weg met jouw cloud uitdaging.