Simplify Cloud Innovation

Making the cloud work for you

Organisaties worden succesvoller door de inzet van de public cloud. Je hoeft alleen de vele mogelijkheden maar te omarmen
Data in de cloud veilig balk

Quick Tip: Doorschakelen van je telefoon

“Doorschakelen is toch niet zo moeilijk?”

De vakantieperiode staat weer bijna voor de deur en hoewel we al gewend zijn om thuis te werken, willen we tijdens de kerstpudding toch echt niet onnodig gebeld worden. Soms wil je als bedrijf wel bereikbaar zijn, maar gaat de procedure net even anders dan gebruikelijk en dat wil je correct uitrollen en communiceren met jouw klanten. Dus niet te moeilijk doen en gewoon even je telefoon doorschakelen, toch? Vorige week hoorde ik een hilarisch verhaal over wat er allemaal mis kan gaan met het doorschakelen van een telefoon, dacht ik blog time! Alhoewel ik de details van dat verhaal niet bloot ga gegeven, trok ik toch Julian Doorn aan zijn jas en ging met hem in gesprek. Wie weet ontdek ik nog meer van zulke situaties:

“De doorschakeling wilde hij instellen naar zijn collega met toestel nummer 114, hij vergat de interne vermelding aan te zetten en werd letterlijk doorgezet naar de dierenalarmcentrale. Gelukkig kan dat tegenwoordig niet meer!”

Doorschakelprocedure

julian

Julian, zo moeilijk kan dat toch niet zijn ‘een telefoon doorschakelen’? Althans dat is het eerste wat ik dacht toen ik dit onderwerp voorbij zag komen. Is dat een juiste aanname?

Oh nee, dat is absoluut niet waar! Telefooncentrales en hun bijhorende doorschakelprocedures kunnen dusdanig complex zijn, dat daar nog wel eens wat mis gaat. En dat is vaak op het moment dat iedereen op vakantie is en dat bedrijven het daardoor veel te laat merken. Je schakelt immers je telefoon niet voor niks door.

De uitdaging

Wat er mis kan gaan? Stel je hebt beneden bij de servicebalie één ‘groot’ hoofdnummer 038-etc. staan en als dat nummer wordt gebeld, wordt er een verdeling gemaakt op agentniveau (de medewerker die op dat moment mag opnemen). Wanneer jij op agentniveau een doorschakeling doet, dan blijft het hoofdnummer nog actief. Een beetje afhankelijk van hoe goed jij de procedure hebt ingericht, maar in sommige gevallen betekent dit dat een beller dan eeuwig blijft horen ‘Nog 1 moment geduld alstublieft’.

Tip: vergeet niet Buma Stemra rechten te betalen over het gekozen nummer. Het kan een flinke boete opleveren als je dat niet doet.

Ah! Als beller is het dan een uitdaging om na 10 minuten hetzelfde liedje gehoord te hebben, nog steeds de kerstgedachte van liefde en licht vast te houden.

Gevolgen van niet bereikbaar zijn

Haha inderdaad. Helemaal wanneer deze beller echt het bedrijf moet spreken en geen ander nummer tot zijn beschikking heeft. Voor sommige bedrijven kan dit vergaande gevolgen hebben. Staat er bijvoorbeeld in jouw algemene voorwaarden dat je 24/7 bereikbaar bent en is dit nu niet het geval, dan lever je niet zoals er van je verwacht wordt. Ik raad bedrijven altijd aan even te bellen met hun ICT partij voordat ze op vakantie gaan, dan weet je zeker dat het goed gaat.

Zelf doen? Of hulp inschakelen?

Maar dit voelt als iets wat ik even snel zelf wil doen voordat ik weg ga. Jij zegt, niet doen?

Soms kan het wel hoor. Als alles goed is ingericht en je werkt vanaf een vast nummer of als je op je mobiele telefoon een integratie hebt met de centrale, dan kan je het zelf inregelen. De app Hipper kan je daarbij helpen. Wij koppelen deze aan jouw account en je ontvangt hiervan de inloggegevens (afhankelijk van je gekozen licenties). Op gebruikersniveau kan jij zelf de aanpassingen doen.

“ Hij had de voicemail van 1 januari ingesteld op het oude jaartal, hierdoor ging de doorschakeling niet goed en bleven de mensen zonder actie in de wacht. Het geduld van de klant werd wel heel erg op de proef gesteld.”

Wij kunnen van te voren al jouw vakantievoicemail instellen en inplannen. Wij richten het dan één keer goed in en je hoeft er nooit meer naar te kijken. Je hoeft alleen maar aan te geven wanneer de vakantievoicemail actief moet zijn. Een nieuw ‘bandje’ met tekst aanleveren is dan bovendien heel gemakkelijk.
Let op! De gebruiker kan de hoofdvoicemail niet aanpassen.

Tips van Julian

Wist je dat je jouw voicemails in jouw emailinbox kan ontvangen? Zo kan je ze makkelijker bundelen met je to-do’s en heb je slechts 1 plek waar je al je achterstallig werk van bijvoorbeeld jouw vakantie kan weg werken.

P.s.: bekijk deze tip over out of office instellen via Teams.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Stel ons jouw vraag

De Cloud uitgelicht!

Synlogic helpt jou graag met het samenstellen van jouw eigen reis door de digitale transformatie. Om je inzichten te geven delen we graag informatie die interessante voor je kan zijn.

Nieuws & Cloud Blogs
Synlogic info

vragen over jouw cloud uitdaging?

Onze cloud experts helpen je graag op weg met jouw cloud uitdaging.